内部監査

先般行われましたPMS及びQMSの内部監査時に撮影された写真です。

 

出荷日以前に荷物が出来上がる事が多い場合に便利なカンバンです。

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出荷日前に荷物が出来上がるなんてチョット羨ましいですね、、、

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固定ロケーションの成せる技@ メリット@管理が容易です。

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固定ロケーションの成せる技A デメリット@発展性が制限されます。

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倉庫の内外に監視カメラが取り付けられております。

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世知辛いなぁ〜とも思えますが、お客様の大切な荷物を24時間見守っています。

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 宜しくお願いしま〜す!!

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臨時スタッフさん&業者さんへ、ご用件ご質問等は当ベスト着用のスタッフまでお願いします。

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クリーンデスクは事故防止の基本中の基本であります。ハイ!

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安全は全てに優先する。注意1秒、修理100万円がく〜(落胆した顔)

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特に監査には関係はございませんが冬の風物詩作業の一コマです。

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PMS事務局です!

今年度はプライバシーマークの更新年度です。

Pマークは2年毎の更新ですのであっという間に審査がやってきます。(^_^;)

 

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※近年の情報共有ツールを中心としたハード・ソフト・インフラの発展はめざましく、

急速に生活レベルに劇的な変化を及ぼしています。

我々物流会社の業務においてこれらの技術革新をどう取り入れるか?

もちろん、こういったツールの活用は一方で漏えい等のリスクを大いにはらんでいます。

かと言って、「危うきには近寄らず」のままでいいはずがありません。

顧客からの要求もあるはずです。

十分な知識を持ってリスク管理をした上で積極的に活用すべき

言うまでもなく最も危険なのは「知らずにどんどん使わされている」ことです。

しかし、まずは「基本」「決まり事」の順守リスク分析、サーバ管理、日常動態、期限管理、

使用ソフトウェアなどきちんと見直しましょう!

 

お久しぶりのPMS事務局でした。

Pマーク登録証

プライバシーマークの更新が無事終了致しました。

(4)は3回更新したことを指します。

日本物流開発株式会社は今後も個人情報の適切な情報の取扱に努めます。

 

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PMS研修20100911

2010年9月11日(土) 本社会議室にてPMS研修を行いました。

Personal information protection Management Systems

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今回は各営業所の部門責任者及び部門担当者の研修です。

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以下は今年度から更に強化された事項です。

・個人情報一覧表「開示対象個人情報」欄の正確な運用

・新規取引先開始時の「間接収集時における本人の同意確認」の遵守

・各部門該当先の正確なリストアップ

・共用ID⇒個人ID付与

・バックアップデータのアクセス制限及びサーバー設置場所規定の遵守

・全スタッフの携帯電話のロック指示

・苦情・問合せ等により収集した個人情報の記録管理(個人情報受領記録簿への記録)

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↑この写真は最後に行った確認テスト時の写真です。

よほど問題が簡単だったのか、それとも何か想像して笑っているのか?

テストそのものが大好きなのか? どんな時でも笑顔は良いですね!

 

携帯電話を紛失しても個人情報が漏洩しないように「ロック」が義務づけされました。

私達の携帯電話にロックがかかっているのは会社の決まりで仕方ないのです。(笑)

 

SQLインジェクション攻撃やクロスサイトスプリクティング攻撃等に対する

安全、防御、撃退方法を明確にすること! 費用対効果を考え、、、閉められました(泣)

 

 

PMS定期研修

QMS事務局に負けじとPMS事務局も活動を報告させて頂きます。

 

PMS定期研修を下記の内容で行いました。

<教育の概要>

・基本情報おさらい

・コンピュータ危機管理規定での禁止事項再徹底

・違反行為がもたらす結果(事例研究)

・集団討議
(今回内容や日頃疑問不安に思うこと、世界一信頼される個人情報保護とは?)

非更新年度でもある為、基本知識の再徹底と近年の事故事例研究に時間を割き、

集団討議の時間を取るなど全員への定着度合いを確認

 

<講師所見>抜粋

実務に即したコンピュータ機器管理上の禁止事項や

事例研究などを盛り込むことによって、

今回の狙いである「呼び覚ます」効果はあったように思われた。

また初の試みとしたが、最後の討議も思ったよりは発言があり成果があった。

社長から発案のあったテキストに「個人情報保護体制調査票」を加えることについて

(当社が委託先を評価する際に使用するフォームを

逆に自身の日常業務を評価するツールとして使用)

今回は抜けてしまったが非常にいい案であり、

今シリーズの次回以降研修ではテキストに追加することとしたい。

社長よりデータバックアップ措置についての案提出及び見積指示あり 等々

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世界一信頼される物流会社になる為には「PMS」&「QMS」共に本当に重要ですね!

 

許諾証頂きました。

JISQ15001:2006準拠の許諾証頂きました。

今後も個人情報保護に万全を尽くします。

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教育と内部監査

PMS事務局よりお知らせ致します。

 

当社は毎年6月、7月にPMSの定期教育及び社内監査を行っております。

本年も予定通り実施され先週、無事終了致しました。

本年はPマークの更新やPMS運営組織の変更等があり

大変、忙しい中の実施となりましたが、

新しく創設された事務局の効力が如何なく発揮されたと自負しております。

 

本日は、私共日本物流開発株式会社PMS事務局が

鋭意制作致しました、「監査チェックリスト」を公開させて頂きます。

尚、本チェックリストは随時修正、改善が行われておりますので

あくまで参考資料としてお考えください。

 

内部監査チェックリスト (1-1).pdf

内部監査チェックリスト (1-2).pdf

内部監査チェックリスト (1-3).pdf

 

PMS研修行いました。

7月5日(土) 本日、PMSの研修を行いました。

本日は主に今後講師を行う可能性がある人を対象とした研修でした。

 

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当然、寝ている人はおりません。 眠い

 

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ビデオ撮影もバッチリです。映画

本日撮影分はDVDにして各営業所に配布致します。

 

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本日の講師の方、社長に似ているような気がしますが

社長ではありません。

社長に息子さんはいらっしゃいません 。 ご参考迄! うひひ

 

PMS事務局でした。

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PMS事務局です!

PMS事務局です。
 
5月末からPマーク更新作業等で多忙を極め本日の更新と相成ってしまいました。
期待して待っていた方々遅くなってゴメンナサイ。 m(__)m
 
今回のテーマは【委託先管理規定】の予定でしたが、
Pマークの更新監査に伴い、【個人情報保護方針】に一部改訂がありましたので
予定を変更いたしまして【個人情報保護方針】についてお話させて頂きます。


【個人情報保護方針】とは、『自社は個人情報を保護するために、こう取組んでいます♪』
という宣言です。
『個人情報の保護に関する法律』がどのようなものかを理解し、
自社で取扱っている個人情報の特性に合わせて、
その取扱いの方法、目的、問い合わせ先等を平易かつ具体的に内外に示します。
 
ですので、当然このHPにも載っておりますし、
当社の社内にもいたるところに掲示しております。
…ですので、当然当社の従業者は全員【個人情報保護方針】を知っている…よね…exclamation&question
 
今回、改訂がありましたので皆さんちゃんと確認してくださいネるんるん


…以上、PMS事務局  個人情報保護士 重浦直樹顔苦笑.JPG

 

 

PMS事務局です。

今回から個人情報保護関連の記事はPMS事務局がお届致しまーす右斜め上

 

社外の方は勿論のこと、社内の皆さんも是非、復習を兼ねて見にきてくださいネ目

前回の社長コラムに次は日本物流開発のPMS内部規定について

ご説明致します、とありましたので、引き継ぎをさせて頂きます。

当社の内部規定は大きく以下の10に分かれその中で37の記録書作成項目があります。

 

【個人情報保護マニュアル】

【文書管理規定】

【委託先管理規程】
・個人情報保護体制調査票
・機密保持に関する覚書
・個人情報授受兼返却記録簿
・委託先一覧表

【教育管理規程】
・個人情報保護研修年間カリキュラム
・研修プログラム
・受講記録
・教育実施記録

【点検・監査・是正処置及び予防処置・見直しの規定】

・内部監査実施計画書
・監査実施記録
・改善処置報告書
・事業者の代表者による見直し実施記録
・内部監査チェックリスト
・プライバシーマークの運用で毎月確認する事項

【コンピュータ機器管理規程】

・機器管理台帳
・標準ソフトウエア一覧表兼ライセンス利用台帳
・標準外ソフトウェア使用申請書
・ユーザーID管理台帳兼アクセス権限表
【コンピュータ機器管理規程】
・機器管理台帳 
・標準ソフトウエア一覧表兼ライセンス利用台帳
・標準外ソフトウェア使用申請書
・ユーザーID管理台帳兼アクセス権限表

【リスク対応規程】
・苦情・相談処理報告書 
・個人情報に関する事件・事故報告書
・緊急連絡網

【個人情報取扱い手順書】
・機密保持誓約書
・鍵貸し出し台帳
・入退室管理カード
・個人情報の利用に関する同意書(応募時)
・個人情報の利用に関する同意書(入社時)
・個人情報の利用に関する同意書
・個人情報の収集目的以外の利用及び提供に関する同意書
・個人情報受領記録簿
・入退室記録簿
・間接収集時における情報主体の同意確認記録簿

【個人情報特定とリスク分析の手順書】
・個人情報一覧表
・リスク分析表 

 

今回は【文書管理規定】 ついてもう少し詳しく説明いたします。

PMS文書には「社外文書」と「社内文書」の2つがあります。

「社外文書」は国や自治体が定める、法律や条例です。

「社内文書」は上記の10+37+個人情報保護方針等です。

【文書管理規定】の最初の項目に

個人情報保護マネジメントシステムの基本となる要素は、

文書またはこれに代わる方法(電子媒体など)により管理する。

とあります。

と言うことは【文書管理規定】がPMSの基本と考えるのが良いでしょう。

次回は【委託先管理規程】の予定です。

 

          以上、不明な点はお問合わせください。  PMS事務局 重浦、冨田、秋元