物流会社の教科書23

日本物流開発の教科書

そのI出庫完了報告フロー(集計)−2. データ集計に際してのポイント

 

出庫完了報告フロー.jpg 

フロー図、赤枠部分がこのフローの中で最も重要とされている事項です。

即ち、キーポイント、またの名をキーコントロールと呼びます。

 

 

 

 

 

●データ集計における留意点

データ集計にあたっては、いくつか留意すべきポイントがあります。

まずは、「個人情報の取り扱い意識」です。

同じ日に複数の出庫が発生した場合、同時に複数のデータ集計を行う必要が出てきます。

その際に間違って違う顧客のデータをアップしてしまうと、

それはそのまま「個人情報の流出」へとつながってしまいます。

出庫データの集計には個人情報保護の観点がからむことを十分意識し、取り組んでください。

また「EC事業者はタイムリミットが早めになりやすい」と前述しましたが、

一方タイムリミットがあまり関係ない顧客の場合も留意すべきポイントがあります。

それは、「無駄に時間をかけない」ということです。

例えばリミットに余裕がある時、個別メールへの返信文を考えるのに時間を掛けすぎたり

するのは自己満足です。業務の生産性も意識して、データ集計に取り組んでください。

 

●集計データ確認のポイント

集計したデータは必ず確認を入れましょう。

まず「出庫報告データ」に関しては、「出庫数と問い番の整合性の確認」がポイントです。

個別配送の場合、必ず問い番があります。

例えば「65件発送予定なのに、問い番が64件しかない」

などの場合、何かがおかしいと思わなくてはいけません。また「残数データ」については、

「在庫データベースとの整合性の確認」がポイントです。出庫があれば残数に変動が出ますが

その際はすみやかに在庫データベースへの入力が必要となります。

入庫数から出庫数を引いた残数が在庫データベースと一致しているか、

正しく確認することが必要です。最後に「請求データ」については、

「請求漏れや単価違いの確認」がポイントです。請求データ集計ミスの問題は前述しましたが、

経営管理の観点から非常に重要なこととなります。「漏れ・違い」の確認を徹底してください。

 

●必要なPCスキル

最後に、データ集計において正確さと速さを左右するのは、「PCスキル」が大きな要素です。

具体的には「Eメールの作成・送信」、「Excelの操作」が特に重要となります。

Excelについてはスキルの個人差が大きいですが、

「レイアウト計算」「コピー&ペースト」「検算」は最低限できるようにしてください。

コピペのぺって何だろうと思っていた日々が懐かしい、、、(笑)