物流会社の教科書22

日本物流開発の教科書

そのI出庫完了報告フロー(集計)−1. 出庫報告・残数・請求データ集計について

出庫完了報告フロー.jpg 

フロー図、赤枠部分がこのフローの中で最も重要とされている事項です。

即ち、キーポイント、またの名をキーコントロールと呼びます。

 

 

 

 

 

●「顧客要望の理解」が基本

出庫が完了すれば、顧客に対してその報告を上げる必要があります。

同時に入庫数から出庫数を引いた「残数」についての集計も必要となります。

つまり「何を、いつ、どこに、いくつ出庫」し、「現在の残数はいくつ」なのかを

データ集計する必要があるのです。データ集計には、決まったフォームはありません。

あくまで顧客の要望にあわせてデータの集計と報告を進める必要があります。

もっとも多いのはExcelでのデータ集計・報告ですが、

顧客によっては自社の管理システムにアップロードしやすいファイル形式やフォームでの

集計を依頼されるケースがあります。

またスピード重視での出庫依頼に対してメールを返信してほしいという顧客もあります。

重要なのは、「顧客の要望を正しく理解する」ことです。

 

●「出庫報告」の意味・価値

出庫報告は前述のとおり、基本的に顧客の要請によって行う業務です。

しかし一方で、「自社のリスクヘッジ」という側面があることを覚えてください。

例えば電話での出庫依頼の場合、「出庫を依頼した履歴」は当社に残りません。

よって依頼に沿って正しく出庫したことの証明・確認が、むずかしくなります。

報告要請のない顧客に必要以上の情報を提供するのは喜ばれませんが、

出庫したものが正しかったかの確認の意味も含めて、必ず報告を上げるようにしてください。

またEC事業者は詳細な出庫報告を必要とする傾向があることを理解してください。

これはエンドユーザーに対し、発注された物品の現在の状況をリアルタイムで提供することが、

EC事業者の重要な付加価値サービスとなっているためです。

集計・報告のタイムリミットも早めになる傾向がありますが、顧客満足追及のために

徹底する必要があります。

 

●請求データ集計ミスによる利益損失の危険性

同時に集計する必要があるのが「請求データ」。これは当社の経営管理上、

非常に重要な意味を持ちます。

ここまで様々な関係者が力を注いだ業務を正しい利益に転化できなければ、

すべてが無駄となってしまいます。

正しい金額で漏れなく請求がなされ、入金が確認できて初めてその業務が完了する。

それがビジネスの基本です。請求データの集計ミスは当社の利益損失に

つながってしまいますので、重要性をしっかり意識して取り組んでください。