物流会社の日報 12

★2011年2月3日(木) 営業所日報

【20代女子社員】

作業終了後、○○○さんが2回目の集荷に来て下さった際に声掛けせずに荷物と出荷評を

持って帰ってしまうことがありましたが、看板を付けたことによって大分解消されました。

看板の大事さえを改めて知りました。

 

【私のコメント】

当社にとって超重要な事項ですので取り上げさせてまらいました。

運送会社さんとの連携は当社の肝と言っても過言ではありません。

この連携が上手く行かないと大きなトラブルが発生してしまうことがありますので

充分に注意しましょう。  以下、教科書より

 

●「積み残し」や「積み間違い」を確認する

荷物の引き渡しにおいて確認すべきポイントは、「積み残し」と「積み間違い」です。

「積み残し」は最も基本的な確認ポイントですが、これは積込み時に数量を確認し、

出庫エリアに荷物が残っていないかをしっかり確認することが大切です。

「積み間違い」は、出庫カンバンをつけることでほとんど防ぐことができますので、

徹底してください。

また宅配便の引き渡しでは、出庫予定数と実際に積み込んだ数量確認を必ず行ってください。

もう一つ、積み残しと積み間違いを発見するために大切なのは、

「作業現場全体を意識する」ことです。

「ここにあったはずの荷物がなくなっている」など、作業現場全体を意識することができていると

ミスの未然防止や早期発見が可能になってきます。

作業現場全体に興味・関心を持ち、日々の業務に取り組んでください。

 

●引渡しの際のポイント

荷物を引渡す際、配送供給者に対しては、「顧客特性」「物品特性」「運行指示」を伝えます。

基本的には「運行指示書」に沿って説明をしますが、

担当するドライバーがしっかり読み込んで理解してくれるとは限りません。

宅配便の必着要請や、壊れもの・天地無用の注意など、

顧客や物品の特性をしっかり理解した上で口頭でもきちんと伝え、

理解を得られたかどうかまで念入りに確認をしてください。

また引渡しの際は、「個人情報や貴重品の取り扱い」にも気を配る必要があります。

例えば絵符が部外者の目に触れる可能性がある場合、

シートをかけるなどの処置をする必要があります。

PMSの規定に沿って対処してください。また有価証券等の貴重品は、

供給者が着車してから出庫エリアに持って行くようにしてください。

もう一点、出庫は正確さと同時に「スピード」も重要な業務です。

供給者が積みやすいように協力する、

出庫が確定している荷物は早めに出庫エリアに持って行くことなどを意識し、

適切な時間内に終了できるよう努力してください。

 

●渡すべき書類や支払いについて

配送供給者への荷物引き渡し完了後は、

その証明として「受け渡し受領書」に捺印をもらいます。

これがないと、万が一あとから受け取っていないなどと言われたときに、

証明するものが何もない状態になってしまいます。

また郵便の場合は、その場で現金を支払う必要があります。

予定金額と実際の金額が合っているかを確認し、

支払が終わったら忘れずに領収書をもらってください。

領収書に記載されている金額も、しっかり確認することが必要です。

 

※実話です。

普段あまり利用しない配送業者さんを顧客の指定により利用しました。

確か130箱程の出荷でした。

1箱に1枚、控え部分を引きちぎるタイプの送り状を使用しました。

集荷が終わり、個数を確認したところ1個相違がでました。(1個荷物が不足)

ドライバーさんは、送り状の控えが129枚しかないので129個しか積んでいないと

言い張り、時間がないことを理由に、下ろす時にもう一度確認すると言い残し立去りました、

後に連絡があり、やはり荷物は129個しかなかったとのことでした。

こちらは何度も個数を確認していたので130個で間違いない旨を先方に伝えましたが

ないものはないんだよね〜、うざいな〜みたいな、いや〜な対応でした。

そこで私はもしかしてと思い、監視ビデオの画像をチェックしました。

なんと、ドライバーが1個1個積んでるところが鮮明に録画されていました。

128、129、130、ちゃんと130個積んでいました。

改めて、ビデオに130個積んでいるところが写っていることを配送会社さんに連絡をすると

あら、豹変、結局翌日1個ないと思われていた荷物が荷受け人さんのところに配達され

一件落着となりましたが、もし録画されていなかったら、もし荷物が到着しなかったら

当社の責任となってしまいます。 恐い恐いお話でした。