物流会社の教科書J

日本物流開発の教科書、その4“作業データの加工フロー”・・・第3回

フロー図、赤枠部分がこのフローの中で最も重要とされている事項です。

即ち、キーポイント、またの名をキーコントロールと呼びます。

 

業務フローC.jpg

 

C作業データの加工フロー(確認) − 3.不備・不明点があった際の対応


●解決・確認のポイント

●「データ加工チェックリスト」の完了

●重要なのは「報・連・相」

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●解決・確認のポイント

不備・不明点があった際の解決・確認のポイントは、

「作業指示の確認フロー」におけるポイントと同様です。

「自力解決」「自社内解決」「顧客確認」の3つの選択肢があること。

「なるべく顧客に手間をとらせない」ことを大切にし、

できる限り「自力解決」「自社内解決」を目指すこと。

「顧客確認」の場合は、問い合わせの仕方に気を配ること。

特にこのプロセスにおいては自社内で入力・加工したデータの確認ですから、

原因は当社内にある可能性が高くなっています。

顧客本位の姿勢を忘れず、スピーディーな解決を目指しましょう。

 

●「データ加工チェックリスト」の完了

基本的なポイントではありますが、不備・不明点が明確になり、

修正・確認が終わった段階で、必ず「データ加工チェックリスト」に記録をしてください。

データ加工チェックリストは、完全照合ができるまで利用するツールです。

他の社員が見ても理解できるよう、また会社の記録としても残るよう、

データ加工チェックリストの完了を忘れずに意識してください。

 

データ加工チェックリスト1.jpg

 

●重要なのは「報・連・相」

不備・不明点があった際に重要な心構え。それは、「報・連・相」です。

すみやかに入力・加工をした担当者に「報告」「連絡」すること。

そして迷ったり困ったりした場合は、すみやかに先輩や上司に「相談」をすること。

これを忘れずに取り組んでください。

もっとも良くないのは、「1人で問題点を抱え込むこと」です。

また、相談を受けた先輩や上司は、親身になってそれを受け止めてください。

「報・連・相」が徹底されている組織は強い。

しかしそれは、組織の「文化・風土」でもあります。

報・連・相を徹底する文化・風土を定着させるには、「受け手の意識」も非常に大切です。

全員で意識をしていきましょう。

 

続くるんるん

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