PMS事務局です。

今回から個人情報保護関連の記事はPMS事務局がお届致しまーす右斜め上

 

社外の方は勿論のこと、社内の皆さんも是非、復習を兼ねて見にきてくださいネ目

前回の社長コラムに次は日本物流開発のPMS内部規定について

ご説明致します、とありましたので、引き継ぎをさせて頂きます。

当社の内部規定は大きく以下の10に分かれその中で37の記録書作成項目があります。

 

【個人情報保護マニュアル】

【文書管理規定】

【委託先管理規程】
・個人情報保護体制調査票
・機密保持に関する覚書
・個人情報授受兼返却記録簿
・委託先一覧表

【教育管理規程】
・個人情報保護研修年間カリキュラム
・研修プログラム
・受講記録
・教育実施記録

【点検・監査・是正処置及び予防処置・見直しの規定】

・内部監査実施計画書
・監査実施記録
・改善処置報告書
・事業者の代表者による見直し実施記録
・内部監査チェックリスト
・プライバシーマークの運用で毎月確認する事項

【コンピュータ機器管理規程】

・機器管理台帳
・標準ソフトウエア一覧表兼ライセンス利用台帳
・標準外ソフトウェア使用申請書
・ユーザーID管理台帳兼アクセス権限表
【コンピュータ機器管理規程】
・機器管理台帳 
・標準ソフトウエア一覧表兼ライセンス利用台帳
・標準外ソフトウェア使用申請書
・ユーザーID管理台帳兼アクセス権限表

【リスク対応規程】
・苦情・相談処理報告書 
・個人情報に関する事件・事故報告書
・緊急連絡網

【個人情報取扱い手順書】
・機密保持誓約書
・鍵貸し出し台帳
・入退室管理カード
・個人情報の利用に関する同意書(応募時)
・個人情報の利用に関する同意書(入社時)
・個人情報の利用に関する同意書
・個人情報の収集目的以外の利用及び提供に関する同意書
・個人情報受領記録簿
・入退室記録簿
・間接収集時における情報主体の同意確認記録簿

【個人情報特定とリスク分析の手順書】
・個人情報一覧表
・リスク分析表 

 

今回は【文書管理規定】 ついてもう少し詳しく説明いたします。

PMS文書には「社外文書」と「社内文書」の2つがあります。

「社外文書」は国や自治体が定める、法律や条例です。

「社内文書」は上記の10+37+個人情報保護方針等です。

【文書管理規定】の最初の項目に

個人情報保護マネジメントシステムの基本となる要素は、

文書またはこれに代わる方法(電子媒体など)により管理する。

とあります。

と言うことは【文書管理規定】がPMSの基本と考えるのが良いでしょう。

次回は【委託先管理規程】の予定です。

 

          以上、不明な点はお問合わせください。  PMS事務局 重浦、冨田、秋元